czyli “Kochanie, gdzie jest mój paszport?”
Na co dzień otaczamy się rzeczami, które ułatwiają lub uprzyjemniają nam życie. Mniej lub bardziej cenimy sobie ich obecność. Jednak, abstrahując od emocji czy wygody, w każdym domu znajduje się pewien zbiór przedmiotów, który obiektywnie rzecz ujmując, stanowi realną wartość dla naszego bytu oraz przyszłości. Jednocześnie zdarza nam się zupełnie nie przywiązywać wagi do tego jak się z tymi przedmiotami obchodzimy na co dzień. Zdarza się, że nie pamiętamy gdzie są i w jakim są stanie. Tymczasem może od nich zależeć nasz dobrostan, jeśli nie życie. Myślę o tym, co zwykliśmy nieco pogardliwie nazywać „papierami”, tymczasem zaliczają się do nich ważne dokumenty osobiste.
Dzisiejszy wpis dotyczy organizacji i przechowywania dokumentów osobistych – w formie fizycznej, ale także w formie nadanych numerów identyfikacyjnych i dostępowych. Temat chodzi za mną od chwili, gdy na teren naszego kraju zaczęli napływać ludzie uciekający przed kataklizmem wojny na Ukrainie. Część z nich, niczym współcześni robinsonowie, wylądowali u nas jak rozbitkowie w jednej przysłowiowej koszuli, bez potrzebnych „papierów”.
Różni ludzie posiadają różną ilość dokumentów. Jedni mają tylko dowód osobisty, inni także paszport. Wielu z nas posiada umowy kredytowe i akty notarialne potwierdzające nasze prawo do mieszkań lub innych nieruchomości. Oszczędni lub zamożniejsi inwestują w papiery wartościowe, może kruszce. Rolnicy i nie tylko, posiadają ziemię. Bez względu na zasobność portfela, wszyscy mamy jakieś dokumenty, do których powinniśmy posiadać łatwy dostęp. A jeśli to niemożliwe, powinniśmy przynajmniej wiedzieć, gdzie są. Zrobiło się poważnie, ale w końcu dokumenty to poważny temat.
Twoje najważniejsze dokumenty
Zwróciłam uwagę na to, że nawet moi najbliżsi często mają dość luźne podejście do swoich dokumentów. Z czego to wynika? Być może z tego, że dotąd nie mieli okazji ich użyć. Pracodawca, na przykład, nie wymagał dyplomu, więc leży “gdzieś”, wśród starych notatek. Jeśli jesteś młody, zdrowy i wysportowany, prawdopodobnie nie zastanawiasz się też nad historią Twoich szczepień, bo i nie planujesz przecież poddać się operacji. To, że czegoś nie planujesz, nie oznacza, że to się nie wydarzy, a wówczas poszukiwanie tych kilku papierków dołoży Ci niepotrzebnego stresu. Żeby nie było tak zasadniczo, wiele z tych dokumentów, o których myślę, przydaje się w całkiem banalnych sytuacjach.
Ja na przykład nie cierpię, gdy podczas rozmowy telefonicznej z konsultantem z banku, proszą mnie o jakiś dodatkowy numer potwierdzający tożsamość, który “na pewno otrzymała Pani zakładając u nas konto!”. Nauczona doświadczeniem z segregatora zawczasu wyciągam koszulkę z napisem „Konto w banku XXX – umowa”. Moje szanse na znalezienie informacji, z telefonem przy uchu, zdecydowanie rosną.
Z mojej skromnej analizy wynika, że nawet przeciętny Kowalski, który prowadzi przeciętne życie posiada, lub może posiadać w swoim domu:
- Dowody osobiste
- Paszporty, ewentualnie jakieś czasowe zezwolenia na przebywanie w tym lub innym kraju
- Akty urodzenia i akty zgonu
- Akty małżeństwa lub innego rodzaju akty stanu cywilnego w zależności od sytuacji (rozwód, śmierć małżonka, itp.)
- Dokumenty potwierdzające własności nieruchomości, gruntów, gospodarstwa rolnego – warto posiadać lub nawet zapisać odręcznie numery identyfikacyjne, rejestracyjne, NIP, wpisy do ewidencji, które stosujesz prowadząc własną działalność gospodarczą lub inną, którą się zajmujesz.
- Dyplomy, świadectwa, certyfikaty ukończenia kursów nadających uprawnienia, itp.
- Dokumentację medyczną stanowiącą historię jakiejś dolegliwości, certyfikaty/karty szczepień, książeczki zdrowia, wypisy ze szpitala, diagnozy potwierdzające choroby przewlekłe i sposób leczenia.
- Umowy z bankami, umowy kredytowe, etc.
- Umowy na dostawy mediów, Internetu, etc.
- Ubezpieczenia, polisy, itp.
- Papiery wartościowe, akcje, obligacje, etc.
Jeśli masz pomysł na inne “papiery” w domu, które stanowią realną wartość, koniecznie daj mi znać!
Ważne dokumenty mają swoje miejsce
Warto zadbać o zebranie dokumentów w jednym miejscu, posegregowanie i przynajmniej wstępne opisanie według kategorii. To co działa na mnie, dla Ciebie może być przerostem formy nad treścią. Jednak jestem pewna, że zdecydowanie nie wystarczy, że masz wszystko w jakimś pudełku na najwyższej półce, gdzieś w przedpokoju… chyba. Kłopotliwe może okazać się, gdy po otwarciu zobaczysz, że w pudełku walają się też stare walentynki i pamiątkowe bilety do kina… Do tego Twój mąż wziął stamtąd kiedyś jakieś dokumenty i nie odłożył ich z powrotem… O! Zgrozo!
Myśląc o porządku w dokumentach, mam na myśli kilka kluczowych kwestii. Są to:
Zebranie wszystkiego w jednym miejscu.
Opisanie zbioru, bez względu na to czy jest to pudełko, segregator, teczka na dokumenty czy też duża puszka po pralinkach w kształcie serca (co komu pasuje 
).
Opisanie podzbiorów – wystarczy, że nakleisz na zbiór karteczkę z opisem „Paszporty/dowody dzieci”, „Medyczne”, „Dyplomy”, „Praca”, „Nieruchomości”, „Bank”, „Umowy”, etc. Od Twojego poziomu fiksacji lub tego, co Cię dotąd spotkało w życiu, zależy, czy „Medyczne” podzielisz na te dotyczące poszczególnych dzieci, zrobisz osobny folder na „szczepienia” lub „historię choroby Zbyszka”.
Poinformuj wszystkich mogących mieć dostęp do tych dokumentów, gdzie są i jak są pogrupowane. Wyraźnie zaznacz, żeby wszyscy przestrzegali odkładania lub dokładania nowych dokumentów tam, gdzie ich miejsce.
Cyfrowa kopia
Na koniec pomysł, który wielu może wydać się przesadą – cyfrowe kopie dokumentów papierowych. Obecnie dokumenty możemy przechowywać na przenośnych, kompaktowych dyskach, w chmurze, a nawet na skrzynce poczty elektronicznej. Nie zachęcam Cię do skanowania dyplomów z podstawówki – bo i po co – za to zachęcam do zbierania cyfrowych kopii swoich dokumentów.
Aktualnie bardzo często używamy takich cyfrowych kopii do komunikacji i załatwienia spraw urzędowych drogą elektroniczną. Wystarczy jeden, dedykowany folder na Twoim koncie e-mail i konsekwencja. Za każdym razem zapisuj w nim kopię cyfrową dokumentu, o którą poprosił Cię lub przesłał do Ciebie bank lub urząd. Dorzuć skan aktów urodzenia oraz nadania PESEL swoich dzieci i może okazać się, że masz komplet. Dodatkowo, szybki dostęp do tych ostatnich, na pewno ułatwi spontaniczne umawianie wizyt u lekarza .
Chociaż opisane przeze mnie zasady wydają się oczywiste, gdzieś podskórnie czuję, że teoria sobie, a praktyka sobie. Myślę, że warto zwrócić na to uwagę, bo jak głosi mądrość ludowa: Przezorny, zawsze ubezpieczony jest!
Trzymaj się!
